Cómo consiguen en ELCA tener reuniones más productivas

Aunque las reuniones de equipo, o de empresa, son una buena herramienta de distribución de tareas, así como de comunicación interna entre los empleados, todo empleado ha tenido más de una vez la sensación al salir de alguna de ellas que no ha hecho más que perder el tiempo.

Desde el punto de vista de la empresa tecnológica ELCA, el hecho de que la reunión no haya resultado productiva se debe a que no se ha desarrollado bien el protocolo de reuniones, cayendo en fallos comunes en muchas empresas.

 Cuál es para ELCA el problema de las reuniones

Para ELCA Information Technology, la mejor forma de resolver un problema siempre es profundizar en él. En el caso de las reuniones de trabajo, ¿por qué son consideradas por la mayoría de los empleados una pérdida de tiempo?

Sin duda su mayor fallo tiende a ser la duración, si la reunión se alarga en exceso lo normal es que perdamos inevitablemente el foco, la atención, tal y como ocurre cuando trabajamos muchas horas seguidas.

Otro problema que suele afectar a este tipo de reuniones es que no tiene un líder claro, lo que hace que los temas surjan de forma natural sin un mediador, y se termine divagando sobre un tema que no tiene que ver nada con el original.

Finalmente, la reunión debe tener un objetivo claro, un propósito, puesto que sin él no se sacará nada en claro de la misma.

 ¿Cómo optimizar las reuniones?

 En las oficinas de ELCA el problema de las reuniones poco productivas ha desaparecido. ¿Cómo lo han conseguido? Tras encontrar el problema, han establecido una serie de protocolos y normas básicas con las que conseguir reuniones productivas, útiles tanto para empleados como para empleadores. Éstas son algunas de las claves que les han funcionado a ellos:

• Tener un responsable de la reunión: Sí, cada reunión necesita de un responsable que decida tanto el tema, como la agenda de la reunión y las personas que van a formar parte de la misma para que modere en caso de debate, haga un seguimiento apropiado de la reunión y se ocupe de enviar las notas pertinentes sobre ella.
• Reuniones pequeñas: la reunión no va a ser más productiva si acude toda la empresa, sino todo lo contrario, lo ideal es que las reuniones cuenten con entre cinco y diez personas para que funcionen correctamente.
• Acudir preparado: aunque no seas la persona que prepara la reunión, si se va a hablar sobre tu proyecto o tu área lo ideal es acudir con un dossier, información sobre las últimas tendencias y novedades…que cada asistente tenga su parte de responsabilidad para que la reunión sea lo más útil posible.
• Sacar conclusiones útiles: al finalizar la reunión debe quedar claro cuál es el papel de cada uno de los asistentes, por eso resulta útil recapitular la reunión y las conclusiones a las que se ha llegado, verificando que todas las partes han entendido los próximos pasos a dar y quién debe ejecutarlos.
• Establecer una lista de tareas: tras la reunión se enviará a todos los que han participado en ella un resumen de la misma, así como una lista de tareas para ratificar las funciones que se han asignado a cada empleado.
• Planificar nuevas reuniones: tras asignar las tareas se establecerán también unos plazos máximos con el objetivo de que se cumplan en el tiempo estipulado, así como una nueva reunión para conocer los resultados de estas acciones.

 La comunicación interna, básica para ELCA

 Como empresa tecnológica, ELCA utiliza sistemas como el correo electrónico para tener una línea directa con sus empleados en determinados temas, pero la empresa no pierde de vista tampoco lo importante que es el cara a cara, la comunicación interna de empresa y empleados, de ahí la importancia que le dan a las reuniones y a que éstas sean lo más productivas posibles.